话费如何直接以工资表形式报销

【问】：

我公司对公务话费实行包干办法。请问，可以用有职工姓名的发票报销吗，是否可以不用发票直接以工资表形式报销，报销的话费应当如何进行会计处理，报销的话费是否允许企业所得税前扣除，是否应当代扣个人所得税?

【答】：

在会计处理上，根据《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》(财企[2009]242号)第二条的规定，企业为职工提供的通讯待遇，已经实行货币化改革的，按月按标准发放或支付的通讯补贴，应当纳入职工工资总额，不再纳入职工福利费管理;尚未实行货币化改革的，企业发生的相关支出作为职工福利费管理。《中华人民共和国会计法》(主席令第24号)第九条规定：各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。因此，企业若是实际报销职工电话费，可按职工姓名的发票入账。

在企业所得税的扣除上，根据《国家税务总局关于做好2009年度企业所得税汇算清缴工作的通知》(国税函[2010]148号)的规定，对企业所得税纳税申报口径明确如下：在计算应纳税所得额及应纳所得税时，企业财务、会计处理办法与税法规定不一致的，应按照企业所得税法规定计算。企业所得税法规定不明确的，在没有明确规定之前，暂按企业财务、会计规定计算。因此，企业发生为员工报销的电话费，已经实行货币化改革的，按月按标准发放或支付的通讯补贴，应当纳入职工工资总额，不再纳入职工福利费管理;尚未实行货币化改革的，企业发生的相关支出作为职工福利费管理。企业可对应上述两种不同方式，分别按企业所得税法中工资薪金支出及职工福利费规定标准进行税前扣除。但在扣除凭据上，根据《中华人民共和国企业所得税法》(主席令第63号)第八条的规定，企业实际发生的与经营活动有关的、合理的支出，包括成本、费用、损失和其他支出，可以在计算应纳税所得额时扣除。真实、合法和合理是纳税人经营活动中发生支出可以税前扣除的主要条件和基本原则。真实性是税前扣除的首要条件。真实性是指除税法规定的加计费用等扣除外，任何支出除非确属已经真实发生，否则不得在税前扣除。任何不是实际发生的支出，也就没有继续判断其合法性和合理性的必要。在判断纳税人申报扣除的支出的真实性时，纳税人必须提供证明支出确属实际发生的“足够”、“适当”凭据。根据会计法和发票管理条例的规定，必须提供发票的，发票就是适当的凭据;可以自制凭证的，如工资费用分配表、折旧费用分配表等，自制凭证就是适当凭据。因此，允许税前扣除通讯费用的职工是指其工作业务与企业经营管理有直接关系的职工，其通讯费用是办公业务必需的，即使通讯费用包干，也必须取得发票。费用包干制是你公司的管理制度，在税前扣除需要的是真实发生的发票凭据。另外，如果发票的抬头写的是个人不是您公司名称，也就不是您公司的发票，税务机关会认为该笔支出与公司的生产经营活动无关，所以不能入账，也不能税前扣除。当然，由于国家税务总局对通讯费用的税前扣除并无具体规定，各地在执行上存在一定差异，具体情况需要征询当地税务机关。

在个人所得税计算上，根据《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函〔2006〕245号)的规定，因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均应视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。具体计征方法，按《国家税务总局关于个人所得税有关政策问题的通知》(国税发〔1999〕58号)第二条“关于个人取得公务交通、通讯补贴收入征税问题”的有关规定执行。国税发〔1999〕58号第二条规定：个人因公务用车和通讯制度改革而取得的公务用车、通讯补贴收人，扣除一定标准的公务费用后，按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。按月发放的，并入当月“工资、薪金”所得计征个人所得税;不按月发放的，分解到所属月份并与该月份“工资、薪金”所得合并后计征个人所得税。公务费用的扣除标准，由省级地方税务局根据纳税人公务交通、通讯费用的实际发生情况调查测算，报经省级人民政府批准后确定，并报国家税务总局备案。由上述规定可以看出，国家没有统一规定通讯补贴的标准，具体标准由各地制定并报总局备案，你公司的通讯补贴是否有限额要看当地税局的规定。需要说明的是，取得公务通讯补贴，同时又在公司报销相同性质通讯费用的，其取得的公务通讯补贴不得在个人所得税前扣除。